Pagos y cobros

Cada vez que un socio paga su membresía, queda registrado como un pago. Confirmar un pago es lo que activa o renueva la membresía por la duración del plan. Según el medio de pago, el circuito cambia un poco.

Medios de pago

• Efectivo: el personal registra el pago en el momento y la membresía se activa al instante. También existe la variante en la que el socio declara que va a pagar en efectivo; en ese caso queda pendiente hasta que el personal lo confirma.
• Transferencia: el socio sube el comprobante (y opcionalmente una referencia). El personal lo revisa y lo aprueba. También podés registrar vos la transferencia por adelantado y pedirle al socio que suba el comprobante después; o aprobarla directamente si ya viste la transferencia en tu cuenta.
• Mixto (parte efectivo, parte transferencia): el personal registra un solo cobro dividido en dos. Queda como dos movimientos en la caja —uno en efectivo y uno por transferencia— que la app muestra juntos como un pago (por ejemplo, "$45.000 — $20.000 efectivo + $25.000 transferencia"). Si se reembolsa uno, se reembolsan los dos.

Si el plan tiene precio en efectivo, se aplica solo cuando la plata entra en efectivo (ver Planes y membresías).

Cuando un socio declara que va a pagar en efectivo, la app le muestra a quién entregárselo: la lista del dueño y del personal habilitados a recibir efectivo en su sede. Así no aparecen pagos declarados sin saber quién los cobró.

Cuando paga el socio desde su app

Lo que ve el socio: hasta cuándo está activa su membresía, su historial y el botón para subir el comprobante de una transferencia.

El socio puede pagar su renovación desde la app hasta 14 días después del vencimiento. Pasado ese plazo la autogestión se cierra y la app le pide que se contacte con el estudio: la renovación la registra el personal.

Estados de un pago

La pantalla de Pagos: el total cobrado, lo pendiente, y el historial con el estado y el medio de cada pago.

• A la espera de transferencia: se registró una transferencia pero todavía falta el comprobante. No activa la membresía hasta que se apruebe.
• Pendiente: esperando que el personal lo apruebe (por ejemplo, comprobante subido o efectivo declarado).
• Aprobado/Procesado: confirmado. La membresía queda activa o renovada.
• Rechazado: el personal no lo aceptó. Lleva un motivo que ve el socio, y la membresía no cambia (el socio puede volver a intentar).
• Reembolsado: se revirtió un pago aprobado (ver más abajo).

Qué pasa con la membresía al aprobar o rechazar

• Al aprobar: la membresía pasa a activa y se calcula su nuevo vencimiento (se extiende si ya estaba activa, o arranca de cero si estaba vencida). Ver las reglas en Planes y membresías.
• Al rechazar: la membresía no se toca. El socio ve el motivo y puede volver a pagar.

Comprobantes de transferencia

En el circuito de transferencia, el socio sube una imagen del comprobante. Cuando lo sube, el personal recibe el aviso para revisarlo y aprobarlo. Si lo rechazás, el socio ve el motivo.

Reembolsos

Podés reembolsar un pago ya aprobado (lo hace el dueño/personal). Al reembolsar:

• La membresía vuelve atrás un ciclo: se le resta la duración que ese pago había sumado. Si todavía le queda tiempo pagado válido, sigue activa hasta esa fecha; si ya no le queda, pasa a vencida.
• Es decir, reembolsar un cobro hecho por error no le quita al socio el tiempo que ya tenía pagado.
• En un grupo familiar, como el grupo es la unidad de cobro, reembolsar el pago del ciclo da de baja a todos los integrantes de ese ciclo.

Cobrar en cuotas

Si acordás con un socio pagar el período en varias veces, abrís un acuerdo en cuotas: registrás el total, en cuántas cuotas y cuántos días compra el acuerdo completo. Después vas cobrando cuota por cuota.

• Cada cuota compra la parte de días que le corresponde, no el período entero. El socio queda al día hasta donde llegó lo pagado.
• El plan del socio no cambia ni cambia su cadencia: el acuerdo viaja sobre los pagos.
• En la ficha del socio ves el acuerdo abierto: total, cobrado, saldo, cuántas cuotas van y cuál es la próxima. El socio también ve cuánto pagó y cuánto le falta.
• El acuerdo se cierra solo cuando lo cobrado cubre el total.
• Una cuota no puede ser un pago mixto, y un socio no puede tener dos acuerdos abiertos a la vez.

Cancelar un acuerdo

Si el acuerdo no se va a completar, lo cancelás con un motivo (queda registrado quién y por qué). Al cancelarlo:

• El acuerdo deja de aparecer en la ficha.
• No se devuelve plata ni se quitan días: lo cobrado sigue en la caja y el socio conserva el tiempo que pagó.
• No se bloquea nada: puede volver a pagar cuando quiera.

Si además hay que devolver plata, eso es un reembolso del pago (ver arriba) — ahí sí se descuentan los días de esa cuota.

Importes

Los importes salen del plan o de lo que registres al cargar el pago. El sistema nunca recalcula, prorratea ni ajusta montos por su cuenta.

Cobros de grupos familiares

Un grupo familiar con plan familiar comparte un único ciclo de pago, y hay dos formas de cobrarlo: el plan completo de una vez o la parte de cada integrante.

Una sola pregunta al cobrar

Cuando le cobrás en efectivo a alguien que está en una familia y tiene un plan familiar, la pantalla de pago te pregunta "¿Cuánto paga hoy?", con el importe de cada opción a la vista:

Opción	Importe	Qué pasa
Todo el plan familiar	el precio del plan	Con ese pago quedan activos todos los integrantes, con el mismo período.
Solo su parte	el precio dividido por los integrantes (editable)	Se registra un aporte a la cuenta compartida del grupo. Los demás pagan la suya aparte.

• La parte que sugiere es el precio del plan dividido por la cantidad de integrantes; podés cambiarla. Si el plan no tiene una cantidad válida de integrantes, sugiere el precio completo para no cobrar de menos.
• El primer aporte abre la cuenta compartida solo: no hace falta iniciarla antes desde la ficha de la familia. Debajo del monto ves cuánto juntó el grupo y cuánto falta para que se active.
• El grupo se activa recién cuando los aportes cubren el total. Si se cancela la cuenta, se reembolsan los aportes.
• Mientras la familia tenga un ciclo pago en curso no se puede abrir un cobro dividido: la ficha de la familia te dice hasta cuándo está paga y no ofrece la opción.
• Mientras una cuenta de ciclo familiar esté abierta o a medio pagar, no se acepta además un pago único por separado para ese grupo.
• En transferencia y mixto el aporte no es una opción (los aportes se registran en efectivo). Ahí queda la casilla "Cobrar para toda la familia", que hace lo mismo que "Todo el plan familiar".
• La misma pregunta aparece al asignar una membresía nueva a alguien de una familia. Si además hay que sumarlo al grupo, primero se lo suma y después se registra el aporte: si el grupo lo rechaza, no queda plata cargada a una familia a la que la persona no pertenece.

Un pago que no cubre el precio del plan nunca activa al resto de la familia. Si cobrás un monto parcial, la plata queda registrada igual, pero los demás integrantes se quedan como estaban. El precio en efectivo cuenta como pago completo cuando aplica. Las cuotas son la excepción prevista: el total del acuerdo es el precio del plan, así que cada cuota le compra al grupo la parte de días que le corresponde.

Lo que ve el socio de una familia

• Si el responsable paga la cuota completa, el socio ve "El titular abona la cuota — no necesitás pagar por separado" y no le aparece el botón de pago.
• Si la cuota se está pagando entre todos (hay una cuenta compartida abierta), ve cuánto juntó el grupo, cuánto falta y le vuelve el botón para pagar su parte. Ve los totales del grupo, no lo que aportó cada integrante.

Un mismo estudio puede hacer las dos cosas con familias distintas: la app no le dice a nadie que no tiene que pagar hasta que el pago del responsable efectivamente cubre al grupo.