Pagos y cobros

Cada vez que un socio paga su membresía, queda registrado como un pago. Confirmar un pago es lo que activa o renueva la membresía por la duración del plan. Según el medio de pago, el circuito cambia un poco.

Medios de pago

• Efectivo: el personal registra el pago en el momento y la membresía se activa al instante. También existe la variante en la que el socio declara que va a pagar en efectivo; en ese caso queda pendiente hasta que el personal lo confirma.
• Transferencia: el socio sube el comprobante (y opcionalmente una referencia). El personal lo revisa y lo aprueba. También podés registrar vos la transferencia por adelantado y pedirle al socio que suba el comprobante después; o aprobarla directamente si ya viste la transferencia en tu cuenta.

Cuando un socio declara que va a pagar en efectivo, la app le muestra a quién entregárselo: la lista del dueño y del personal habilitados a recibir efectivo en su sede. Así no aparecen pagos declarados sin saber quién los cobró.

Cuando paga el socio desde su app

El socio puede pagar su renovación desde la app hasta 14 días después del vencimiento. Pasado ese plazo la autogestión se cierra y la app le pide que se contacte con el estudio: la renovación la registra el personal.

Estados de un pago

• A la espera de transferencia: se registró una transferencia pero todavía falta el comprobante. No activa la membresía hasta que se apruebe.
• Pendiente: esperando que el personal lo apruebe (por ejemplo, comprobante subido o efectivo declarado).
• Aprobado/Procesado: confirmado. La membresía queda activa o renovada.
• Rechazado: el personal no lo aceptó. Lleva un motivo que ve el socio, y la membresía no cambia (el socio puede volver a intentar).
• Reembolsado: se revirtió un pago aprobado (ver más abajo).

Qué pasa con la membresía al aprobar o rechazar

• Al aprobar: la membresía pasa a activa y se calcula su nuevo vencimiento (se extiende si ya estaba activa, o arranca de cero si estaba vencida). Ver las reglas en Planes y membresías.
• Al rechazar: la membresía no se toca. El socio ve el motivo y puede volver a pagar.

Comprobantes de transferencia

En el circuito de transferencia, el socio sube una imagen del comprobante. Cuando lo sube, el personal recibe el aviso para revisarlo y aprobarlo. Si lo rechazás, el socio ve el motivo.

Reembolsos

Podés reembolsar un pago ya aprobado (lo hace el dueño/personal). Al reembolsar:

• La membresía vuelve atrás un ciclo: se le resta la duración que ese pago había sumado. Si todavía le queda tiempo pagado válido, sigue activa hasta esa fecha; si ya no le queda, pasa a vencida.
• Es decir, reembolsar un cobro hecho por error no le quita al socio el tiempo que ya tenía pagado.
• En un grupo familiar, como el grupo es la unidad de cobro, reembolsar el pago del ciclo da de baja a todos los integrantes de ese ciclo.

Importes

Los importes salen del plan o de lo que registres al cargar el pago. El sistema nunca recalcula, prorratea ni ajusta montos por su cuenta.

Cobros de grupos familiares

Un grupo familiar comparte un único ciclo de pago. Hay dos formas de cobrarlo:

• Un solo pago: la persona responsable (la cabeza del grupo) paga, y al aprobarlo se activan de una vez todas las membresías del grupo, con el mismo período.
• Pago dividido (entre varios): se abre una cuenta del ciclo con un total a cubrir, y distintos integrantes van aportando. El grupo se activa recién cuando los aportes cubren el total. Si se cancela la cuenta, se reembolsan los aportes.

Mientras una cuenta de ciclo familiar esté abierta o a medio pagar, no se acepta además un pago único por separado para ese grupo.